Principiul de bază al tehnologiei RFID nu este complicat: după ce eticheta intră în câmpul magnetic, aceasta primește semnalul de radiofrecvență trimis de cititor și transmite informațiile despre produs (PassiveTag, pasive tag sau pasive tag) stocate în cip cu energie obținută de curentul indus, Sau trimite activ un semnal de o anumită frecvență (ActiveTag, active tag sau active tag); după ce cititorul citește și decodifică informația, aceasta este trimisă către sistemul central de informații pentru prelucrarea datelor aferente.
Un sistem RFID (Radio Frequency Identification) este format din două părți: o unitate de citire/scriere și un transceiver electronic. Cititorul trimite impulsuri electromagnetice prin antenă, iar transceiver-ul primește aceste impulsuri și trimite informațiile stocate către cititor ca răspuns. De fapt, aceasta este citirea, scrierea sau ștergerea fără contact a datelor din memorie.
Din punct de vedere tehnic, o „etichetă inteligentă” constă dintr-un circuit RFID care include un cip RFID cu o porțiune de radiofrecvență RFID și o buclă a unei antene ultra-subțiri care este încorporată în etichetă împreună cu o foaie de plastic subțire. De obicei, pe această etichetă este atașată o etichetă de hârtie, iar unele informații importante pot fi imprimate clar pe eticheta de hârtie. Etichetele inteligente actuale au, în general, dimensiunea unui card de credit. Pentru mărfuri mici, există etichete cu dimensiunea de 4,5 × 4,5 cm, și există și etichete circulare cu diametrul de 4,7 cm folosite pe CD-uri și DVD-uri.
Avantajul tehnologiei transceiver în comparație cu alte tehnologii ID, cum ar fi codurile de bare sau benzi magnetice, este legătura fără fir dintre cititor și transceiver: unitatea de citire/scriere nu necesită contact vizual cu transceiver-ul, astfel încât poate fi complet integrată în produs. Aceasta înseamnă că transceiver-ul este potrivit pentru medii dure, iar transceiver-ul nu este sensibil la umiditate, murdărie și influențe mecanice. Prin urmare, sistemul transceiver are o fiabilitate foarte mare de citire, achiziție rapidă de date și, nu în ultimul rând, economii de muncă și hârtie.